ما هو النطاق في التعامل

للحفاظ على السجلات بشكل صحيح، يجب أن تعرف ما هي التسميات. وفقا للتعريف، ودعا التسمية مؤلفة من نظام معين من قائمة الانتقالات تلك التفاصيل والمواد والهياكل، التي كانت تستخدم في الإنتاج. في تجميع هذه القائمة، كل مادة وقالت تعيين تقليديا الأرقام رمز أو رسائل أو مجموعات أبجدية - عدد الأسهم.

التسميات الأوراق الشؤون - هو منهجي في قائمة محتوى الأوراق الرسمية (أو الحالات) التي يتم إجراؤها أثناء تشغيل أي منظمة. قررت تسمية متى يجب أن يتم تخزين ورقة وأن تدلي بها في أي ترتيب. على سبيل المثال، في المؤسسات التعليمية من المرحلة الثانوية المجلات (الجيمنازيوم) المدرسة التي يحتفظ بها مدير الدراسات لمدة 5 سنوات أخرى بعد إطلاق سراح الطلاب.

الوظائف الأساسية

ويتمثل الهدف الرئيسي عند صياغة الحالات التسميات - للقيام بهذا العمل من الجهاز الإداري أكثر كمالا، والإنتاجية، والتخلص من الحلويات البيروقراطية. حلول فعالة ونوعية لكثير من المشاكل، وأنشطة المنظمة بأكملها في كثير من الأحيان حسب الترتيب الذي يتم الاحتفاظ الوثائق ومدى سهولة أنها يمكن أن تكون على الطلب للعثور على مدى يتم تصنيفها ومنهجي. التصنيف الصحيح يسمح بسرعة ليس فقط للعمل مع الوثائق، ولكن أيضا يجعل من السهل للعمل مع الأرشيف والمحفوظات.

النظر في الأمثلة على ما تسمية للأمور، والاتجاهات التي هو الأكثر فعالية.

• تنظيم الوثائق - التي استخدمت فيها الوثائق في أي حال (صياغة العقود والمعاملات، والانتهاء من قضية جنائية، وبطاقة تقرير تخطيط، وما إلى ذلك)، ثم خرجت من الاستخدام النشط، وفقا للتسمية، يتم تخزينها في المنظمات في ترتيب معين . هذا ينطبق على كل ورقة والإلكترونية، وتخزينها في قاعدة بيانات الكمبيوتر.
• محتوى المعلومات حول إلى متى يتم حفظ المستند، كم من الوقت يمكن أن تكون فعالة. في كل حالة المدرجة في هذه المجموعة، لديها وقتها المحدد لحفظ المستندات الواردة فيه. وثيقة أكثر قيمة وهامة، أطول سوف تستمر. أي، عند العمل مع وثائق في اليمين هو تقييمهم - وهو نوع من تقييم الخبراء. فهو يساعد على العمل مع والفعل.
• تأمين الفهرسة الشؤون. مجموعة من رجال الأعمال وغالبا ما تستخدم في عملية وثائق التسجيل ويصبح nomenclatural حالة مؤشر جزءا لا يتجزأ من رقم تسجيل للوثيقة. ويمكن ملاحظة ذلك في إعداد قوائم الجرد، عندما في العمل أو في إنشاء المخزون يذهب.
• يؤدي دور المرجعية في دراسة الهيكل التنظيمي للمؤسسة، الخ
• وتعتبر الأوراق الأساس لحصر الحالات مع فترة التخزين الدائم أو المؤقت والوثائق المحاسبية.
• يتم استخدامه كعينة، ومخطط لإنشاء وشهادات إيداع الوثائق المستخدمة.

وهكذا، ومعرفة جيدة عن ما هي ضرورية في أي منظمة أو مؤسسة في المؤسسة مجموعة والمهارات في العمل معها. ينبغي أن تنطبق التسمية على جميع أنشطة المؤسسات وثائقي.

تصنيف التسميات

في التسميات لديها معايير ومتطلبات التصميم الخاصة بها، فإنها لا يمكن أن تكون مكسورة. وهي مبينة في كتيبات خاصة و إرشادات حول حفظ السجلات.

قبلت تقديم ثلاثة أنواع من التسميات الأعمال:

• نموذجيا.
• مثالا يحتذى به.
• مصممة بشكل فردي لمنظمة معينة.

ما هو نطاق أنواع، فمن الواضح من الاسم - هو الوثائق المعيارية، وإنشاء وتكوين الحالات المستخدمة في المنظمات من نفس النوع.

تم تصميم مجموعة التقريبي لإنشاء تكوين تقريبي من الحالات التي تحصل على تحول في المؤسسة لحفظ السجلات، حيث يتم توزيع النطاق. هذه الإجراءات ليست عينات المعيارية والتوصيات. وهناك سمة مميزة - وثائق من هذا النوع يتم تحديد مؤشر.

النموذجية والمثالية التسميات الدينية التي وضعتها المنظمات الأم للمنظمات التابعة لها.

مجموعة الأفراد - التي صممت خصيصا لتنظيم معين، والأخذ بعين الاعتبار خصوصيات أنشطتها. عينة تؤخذ عادة يتم إجراء التغييرات النموذجية أو المثالية والضرورية لهم.