إن تقدير الذمم المدينة هو إجراء ضروري لأي مؤسسة

ويرتبط عمل أي مشروع بمختلف أنواع المخاطر والأوضاع السلبية، مما يخلق مشاكل خطيرة للعمل العادي. أحد هذه المخاطر هو الذمم المدينة. وهي لا تسمح للشركة بالاستفادة الكاملة من رأس مالها العامل. وبعبارة بسيطة، هذا هو نفس مبلغ الدين الذي يحتفظ به أفراد أو كيانات قانونية ولم يعاد بعد إلى الدائن. الشركات تتناضل باستمرار مع المدينين، بذل كل جهد ممكن لاسترداد وعودة المستحقات القائمة.

ولكي يكون هناك فهم كامل لنطاق المشكلة، من الضروري أن ندرسه ونقيمه بدقة. وعندئذ فقط سيكون من الممكن وضع استراتيجية وتكتيكات لمكافحة الصحابة المهملين. وللقيام بذلك، تقوم الشركة بتقييم الذمم المدينة. استعراض الخبراء ومقارنة الكثير من الوثائق، ثم استخدام الجداول والرسوم البيانية توضح بوضوح الحالة الفعلية للأشياء. ويتمثل تقدير الدين المستحق في التحليل الكامل للحالة المنشأة. وينبغي تحديد عملية العمل:

• الجناة.
• أسباب وظروف تشكيل الديون؛
• مبلغ الدين؛
• فترة الحد من الائتمان لكل عميل.
• وثائق تؤكد وجود دين؛
• التدابير المتخذة لسداد الدين، وتقييم فعاليتها.

وفي بعض الأحيان يتم تقدير الدين المستحق مع جذب المنظمات الأجنبية. ويتم ذلك في حالة عدم دراسة المسألة لفترة طويلة، ولا تستطيع المؤسسة التعامل مع الوضع نفسه.

ومن الجدير بالذكر أنه في الظروف الحديثة لا يمكن لأي شركة أو منظمة أن تستبعد تماما، لسبب أو لآخر، حقيقة تكوين الديون. وهناك العديد من هذه الأسباب. ولا نستطيع أن نميز سوى أهمها: عدم الدفع المسبق لشحن المنتجات الموردة أو الخدمات المقدمة؛ دفع خطوة بخطوة من جانب شركاء الخدمات على أساس العقود المبرمة؛ أخطاء في إعداد الوثائق المصاحبة للمعاملة؛ عدم الدقة في المستوطنات مع العملاء.

يجب تحليل كل سبب بعناية. وينبغي أن يبين تقدير الدين المستحق جميع وقائع التناقض. وتحقيقا لهذه الغاية، يرفع كل مدين ويجمع كل الوثائق المتاحة. وتجمع أعمال التحقق إلزاميا لتأكيد الحسابات.

العمل يمكن أن يؤديها أسرع بكثير إذا كانت المؤسسة تحافظ باستمرار حسابات الذمم المدينة. يتم تخزين التقارير اليومية على النسخ المطبوعة في ذاكرة الكمبيوتر من أجل أن تكون قادرة على اتخاذ القرار الصحيح في الوقت المناسب. وفي هذه الحالة، يوثق المدين كل مبلغ من الديون ويعترف به رسميا. وهذا من شأنه أن يسهل عملية الانتعاش وسيسمح بحل الوضع في أقصر وقت ممكن. هنا، قسم المحاسبة، وقسم التسويق والخدمات القانونية يجب أن تعمل معا. ويرسل المدينون خطابات مطالبات تتضمن متطلبات العودة، التي توضع على أساس العقود المبرمة، فضلا عن المصالحة الموقعة وأعمال القبول والنقل. وفي حالة رفض الادعاءات المبررة، يكون للدائن الفرصة لتقديم طلب إلى المحكمة لحل النزاع. ولذلك، فإن محاسبة البيانات الأولية ذات أهمية قصوى.

والتحليل المستمر لحسابات الشركة المستحقة يسمح في الوقت المناسب رد فعل على الوضع السلبي الذي تطور. وتقوم كل خدمة في معلماتها بتجميع تقرير موحد وتقدمه إلى الشخص المسؤول عن مراقبة ديون المدينين.

للوهلة الأولى، يبدو أن هذه الدقة لا لزوم لها، ولكنها ليست سوى للوهلة الأولى. ويمكن للشركة التي لديها صورة كاملة عن ديونها أمام أعينها تذكير نفسها عن نفسها في الوقت المناسب وطرح مطالب معقولة. وهذا يجعل من الممكن المطالبة بالديون وتوجيه أموالها الخاصة لمواصلة تطوير أنشطة الشركة. وإلا، قد تنتهي فترة التقادم، ولن ترى المؤسسة أموالها أكثر من ذلك. وبالإضافة إلى ذلك، يسمح مثل هذا التقييم بتحديد الشركاء غير المنصفين ومن ثم الحد من اتصالاتهم التجارية مع هؤلاء العملاء "غير المرغوب فيهم".