ما هو سير العمل في المؤسسة

وينبغي لأي شركة أن تعكس العمليات التي تحدث فيها في الوثائق. ومن الضروري التنظيم الداخلي، هو مطلوب لوضع التقارير في مختلف الهيئات الإشراف. ويتم تحديث جميع الأوراق والمعلومات المستخدمة باستمرار: تظهر بعض، والبعض الآخر أصبحت عفا عليها الزمن. حسنا، أخيرا، هناك تبادل بين الوحدات والإدارات والمتخصصين فقط. هذه العملية برمتها هي تدفق المستند في المنظمة.

والوثيقة نفسها هي كائن مادي تسجل عليه المعلومات في شكل نص أو تسجيل صوتي أو صورة فيديو. ولم تعتبر الفئتان الأخيرتان وثائق للكيانات القانونية لبعض الوقت. ومع ذلك، الآن، عندما يكون تنظيم إدارة الوثائق الإلكترونية يتطور بمعدلات لم يسبق لها مثيل، مثل هذه التركيبات مفاجأة لا أحد. وتهدف الوثيقة إلى تخزين ونقل هذه المعلومات إلى أشخاص آخرين، وتقدم أساليب الحماية من الاستخدام غير المصرح به.

كيفية بدء سير العمل للشركات الصغيرة

وبطبيعة الحال، هناك مبادئ معينة يجب احترامها عند تشكيل الدورة في المنظمة. دعونا نميزها للكيان القانوني المنشأ حديثا .

أول شيء يجب القيام به هو إنشاء سجل موجز على الأقل من الوثائق المطلوبة في النشاط. ولا يوجد مثل هذا القانون، حيث كان من الممكن توثيقها بدقة. ولكن هناك ممارسة.

يجب أن يكون هناك قانون، وشهادات تسجيل، وما إلى ذلك. تبدأ جميع الوثائق معهم، والتي في البداية سوف تناسب في ملف واحد.

ولكن بعد ذلك سوف تتراكم الوثائق الأولية أيضا ، والتي، بالمناسبة، يجب أن تبقى لمدة خمس سنوات على الأقل. وهذا يشمل الفواتير والفواتير ومستندات الدفع - أي شيء يمكن أن يؤكد شرعية المعاملات. وتعتبر هذه الفئة الأكثر أهمية.

وبالإضافة إلى ذلك، ينبغي أن ينص تدفق الوثائق في المنظمة على تراكم العقود مع الشركاء والنظراء - تلك الاتفاقات التي تصاحب رجل الأعمال طوال نشاطه. هنا يمكنك استخدام تجربة أسلافه. عند وضع عقد لتأجير غرفة، عن طريق توقيع عقد مع شركة أجنبية، يمكنك استخدام عينات عينة. أنها تجمع بين الأحكام الإلزامية مع تلك التي يمكنك أخذ زمام المبادرة.

وأخيرا، هناك وثائق الداخلية التي تم إنشاؤها في الإدارات وترك بشكل دائم في أحشاء خزائن المكاتب. وهذا يشمل أنواع مختلفة من اللوائح والتعليمات والأوامر والتقارير وهلم جرا. يمكن استدعاء خط منفصل فقط الوثائق المتعلقة بأجور العمل للموظفين. هناك متطلبات تشريعية صارمة للغاية من حيث التجميع، ومن حيث شروط التخزين في الأرشيف.

ما يجب أن تتخذ كأساس؟

ونتيجة لذلك، من أجل خلق سير عمل مرض إلى حد ما أو أقل في المنظمة، سيكون من الضروري مراجعة الكثير من التعليمات والقوانين. ولكن يمكنك تقديم المشورة وآخر: أن تأخذ كعينة كيان قانوني مماثل مع نظام ضريبي مماثل ولها تاريخ من النشاط. وإذا كان هناك بالفعل التدقيق الضريبي، ثم يمكنك الحصول على نوعية جيدة التشاور.

ونتيجة لذلك، ليس من الصعب جدا تنظيم عملية تداول الوثائق التي تصنفها منظمة كمؤسسة تجارية صغيرة. فمن الضروري فقط لإظهار بعض الدقة.

ومن الأصعب في الشركات الكبيرة، حيث يكون هذا النظام برمته، حيث يمر تداول الوثيقة من خلال دورة كاملة: الخلق، التسجيل، إعادة التوجيه إلى المرسل إليه أو نقله إلى الفنان، والتعريف، وأخيرا التنفيذ. حتى أنها توفر المخططات سير العمل - المخططات التي تعكس الإجراء لحركة الوثائق، من لحظة إنشائها لنقل إلى التخزين. بطبيعة الحال، التوحيد مستحيل هنا بسبب الاختلاف في هيكل المؤسسات. لذلك، كل منظمة تطور هذه المخططات بشكل مستقل.