التقارير الإدارية: أساس تجميعها

التقارير الإدارية هي وثيقة تعكس العمليات الرئيسية التي نفذتها المؤسسة في الفترة المشمولة بالتقرير. ولکل منظمة الحق في تحدید العناصر المكونة لھذه الوثیقة بشکل مستقل. وفي المقام الأول، تركز التقارير على مستخدميها، ويتوقف المحتوى على متطلباتهم ونوع المعلومات التي تهمهم.

ومع ذلك، كما هو الحال في إعداد أي وثيقة في المؤسسة، هناك مبادئ أساسية تستند إليها التقارير الإدارية. أولا وقبل كل شيء، يجب أن تفي بمبدأ البساطة. لا تفرط في تحميل المستند بمعلومات غير ضرورية وغير ضرورية لمستخدم معين، فمن الضروري تضمين مؤشرات مهمة فقط. وبالإضافة إلى ذلك، ينبغي تحديد حجمها بوضوح، على سبيل المثال، ورقة واحدة من شكل A3. وهذا سوف يساعد أيضا على اختيار الحقائق الأكثر إثارة للاهتمام وغنية بالمعلومات. ولكن الشيء الرئيسي: التقارير الإدارية يجب أن يطيع مبدأ الكفاءة، وهذا هو، محتواه يجب أن تسمح للمستخدم لاتخاذ تدابير فعالة لتحسين أنشطة المنظمة. ببساطة، يجب أن تكون المعلومات المقدمة في الوقت المناسب.

ومن شأن وضع هذه الوثيقة بصورة منتظمة أن يتيح للرئيس أن يكفل كفاءة أداء الشركة، حيث أن الموظفين سيتصرفون وفقا للتعليمات التي تم وضعها. وبالإضافة إلى ذلك، يطلب من أخصائي للقيام بجميع الأعمال لإكمال التقرير في غضون الفترة المقررة. وفي هذه الحالة، ينبغي أن تكون جميع المعلومات واضحة لمدير الوصلة المحددة التي يقصد بها. وتعكس تقارير الإدارة الصحيحة والمكتوبة بشكل صحيح أنشطة المؤسسة ولا تثير نشوء قضايا إضافية.

وبما أن موظفي الإدارة في المؤسسة يمكنهم تحديد محتوى هذه الوثيقة، يتم اختيار شكل حكمها أيضا وفقا لتقديرها الخاص. مشروط، هناك ثلاث طرق لعرض المعلومات: رسومية، نصية وفي شكل جدول. وكقاعدة عامة، يعتمد الخبير على المستخدم. على سبيل المثال، بالنسبة لأصحاب الحسابات الأكثر ملاءمة ومفهومة هو تقرير جدولي، ويمكن تقديم جميع التصويبات والتفسيرات في شكل مذكرة نصية. في حين أنه من الأسهل للمستثمر أو محلل لتقييم حالة الشؤون باستخدام الرسوم البيانية.

وبشكل منفصل، أريد أن أتحدث عن توقيت تقديم التقارير، لأن هذا العامل يحدد أهميته، وبالتالي، توقيت اتخاذ القرارات. لذلك، عادة ما يتم تقسيم إلى حسابات قصيرة ومتوسطة الأجل، وهناك أيضا دورية واحدة. وينطوي هذا الأخير على عرض المؤشرات التي تسمح بتطوير أنشطة محددة لفترة طويلة، أي تحديد الأهداف الاستراتيجية للشركة.

والوثيقة التي تعكس تماما دينامية المؤسسة هي الإبلاغ عن الإدارة القصيرة الأجل. ومثال ذلك في شكل مجموعات يومية وأسبوعية للمؤشرات، التي تقوم على أساسها بتطوير أنشطة محددة للفترة المقبلة. المستخدمين الرئيسيين في هذا المستوى هم المديرين الأوسط.

ويتم إعداد تقارير الإدارة المتوسطة الأجل على أساس شهري. وهو لا يحتوي فقط على مؤشرات الفترة الماضية، بل يشمل أيضا القيم المتوقعة للنشاط المستقبلي. يتم توفيرها بشكل رئيسي إلى فريق الإدارة، حيث يمكنهم اتخاذ قرار بشأن الحاجة إلى إدخال بعض التعديلات على عملية الإنتاج. ويمكن أن توفر هذه الوثيقة مساعدة كبيرة للشركة وتؤثر إيجابيا بشكل إيجابي على النتيجة المالية. بعد كل شيء، المديرين والمديرين نرى ما يمكن توقعه من الفترة المقبلة مع الحفاظ على المناصب السابقة.