وتعد الوثائق المرجعية للمعلومات أهم عنصر في الأعمال المكتبية الحديثة. وهي غالبا ما تكون المراسلات المتجددة للمؤسسات والمؤسسات من أي شكل من أشكال الملكية.
المعنى والميزات
وتؤدي وثائق المعلومات والوثائق المرجعية في المقام الأول دورا وسيطا فرعيا فيما يتعلق بالأوراق الأخرى المتعلقة بسياسة شؤون الموظفين. فهي ليست إلزامية ولا تحتوي على تعليمات، ولكنها تقدم فقط معلومات عن الحالة الفعلية للشؤون في المؤسسة، فإنها تبلغ عن المعلومات التي تستخدم كأساس لاتخاذ القرارات ووضع الأوامر. وثائق مرجعية المعلومات لها سمة مميزة، والتي تتكون من اتجاهها في نظام التحكم من أسفل إلى أعلى، أي. من المختص العادي إلى رئيس القسم، من الرأس إلى نائب المدير أو مباشرة إلى المدير العام. ولكن هناك استثناءات، على سبيل المثال، المراسلات (رسالة الخدمة، والبرق، والبريد الإلكتروني، وما إلى ذلك) يعمل على تطوير الاتصالات بين الموظفين مع واجبات متساوية.
التصنيف حسب الأنواع
تحتوي الوثائق المرجعية والمعلوماتية على العديد من الأصناف، منها: المراجع والتقارير والملخصات والأفعال والاستعراضات والملاحظات التوضيحية والرسائل والبرقيات والرسائل الهاتفية. يمكن أن يكون المرسل إليهم داخليا وخارجيا. لذلك:
• الوثائق المرجعية تعني الأوراق ذات الطابع الفردي التي تصدر على طلب لمرة واحدة وتتعلق بموظف واحد فقط؛
• يتم حتديد اإلبالغ واملرجع حسب دورية دورية للتسليم للمرسل إليه وتوافر أشكال معيارية معينة، ميكن أن يكون التكرار ربع سنوي أو سنوي أو أسبوعيا.
• یصدر التحلیل علی أساس فردي (لمرة واحدة) وطلبات دوریة (منتظمة) ذات طبیعة موحدة، ویعمل علی جمع المعلومات العامة.
توحيد الوثائق
ويتم تحديد تكوين وإدارة وتنظيم إدارة المعلومات في كل مؤسسة على حدة في القوانين التنظيمية لسياسة شؤون الموظفين. ومع ذلك، فإن إلزاميا بجلب جميع الوثائق إلى توحيد معين في التكوين والشكل. توحيد الوثائق هو إنشاء التوحيد الأمثل للشكل، وجمع وتثبيت المتطلبات. موحدة هي أوراق الأعمال التي تم إنشاؤها بواسطة معايير موحدة والقواعد، تحتوي على جميع المعلومات اللازمة لصنع القرار. ولا تعد وثائق المعلومات والوثائق المرجعية استثناء ولا تخضع أيضا للتوحيد القياسي. إجراء التوحيد ضروري من أجل تبسيط وتحسين جودة العمل مع الوثائق، وتبسيط عملية البحث والتحضير والتنفيذ، وتصنيف الأشكال، والحد من تعقيد المعالجة وتطوير الأساليب التقدمية، وتقليل القائمة المستخدمة. يتم تعيين توجيهات بشأن تنظيم ومراقبة التوحيد إلى المنظمة الأم لتنسيق وإدارة الدولار الأمريكي و أوكس.