الأوراق - ما هو؟ إدارة المكاتب وإدارة الوثائق

نجاح العملية في العديد من المنظمات تعتمد على العمل شيدت بشكل صحيح. كل موظف، ناهيك عن رأس حتى أكثر من ذلك، لفهم الأوراق. ما هو عليه، ما هي خصائصه، أنواع رئيسية، وأن يؤخذ في الاعتبار في تنظيم سير العمل؟

المفاهيم الأساسية

كل شركة، بغض النظر عن وضعه وعدد من الموظفين في سياق الأعمال الاعتيادية تنتج ويتعامل مع عدد كبير من الوثائق. كل منهم ينتمون إلى الوثائق التنظيمية والإدارية. وتشمل المفاهيم الأساسية في هذا الصدد إدارة السجلات وإدارة الوثائق.

النشاط الدعوة الأوراق التي تضمن إعداد الوثائق الرسمية، وكذلك تنظيم عمل معهم. بدوره، تحت وثيقة لفهم النشاط الذي يهدف إلى تنظيم حركة الوثائق في الشركة منذ اللحظة التي تم إنشاؤها أو وردت قبل الانتهاء من العمل معهم (إرسالها إلى المرسل إليه، والتسليم للارشيف).

غالبا ما تختار تنظيم مكتب واحد أو أكثر الموظفين الذين يشرفون على العملية.

أي عمل لا يمكن أن توجد بشكل مستقل عن القانون. أنه ينظم حفظ السجلات والأوراق. الأسئلة في هذه المناطق تقرر السكرتارية والمحفوظات والعاملين في إدارة شؤون الموظفين.

مكتب العمل استنادا إلى البيانات تحط من خلال إنشاء ورقة أو وثيقة إلكترونية. وفي هذا الصدد، هناك الأوراق التي هي، حركة وثيقة من لحظة الخلق لتنفيذه. ويمكن تقسيم العمل إلى الداخلية والخارجية.

التداول الداخلي الوثائق المقدمة من المراحل التالية:

1. وضع وثيقة المشروع.
2. التنسيق مع الإدارة.
3. التوقيع على وثيقة.
4. وثيقة تسجيل: تاريخ ورقم (بعد نشر الوثيقة، ويعتبر مقبولا للتنفيذ).
5. جلب المعلومات إلى المتلقي والسيطرة عليها.
6. التنفيذ.
7. نشر إعدام الوثائق.
8. تدمير أو أرشفة الأوراق المالية، المنتهية ولايته.

ينطوي دوران خارجي الخطوات التالية:

1. استلام وثيقة في الشركة.
2. تلقى تسجيل الوثائق (مطلوب للسيطرة على تنفيذ وثيقة).
3. التعامل مع المراسلات: التعارف والتنفيذ.
4. استجابة تسجيل إذا لزم الأمر.
5. مما يجعل من الأرشيف أو الدمار.

إدارة الوثائق فيما يتعلق القضية:

• الإرسال (من العبد في الرأس)؛
• الهابطة (من رؤساء لالرقيق)؛
• الأفقي (بين المرؤوسين).

يجب أن تسجل كل حركة من أي وثيقة في سجل خاص. قد يكون هذا كتاب السجل، وثيقة، بطاقة، الإلكترونية زين، الخ

من المسؤول

بعض الموظفين لا الخوض في الأوراق. ما هو عليه، يدرك جيدا الأمين، لأنه من واجبه - لمتابعة سير العمل في المؤسسة. تلتزم الأمانة لأداء وظيفة رئيسية بتقديم وثائق المكتب. ونظرا لشكل وميزة العمل، ويمكن تقسيم العمل المكتبي إلى:

1. مركزية. كل أمانة في إدارة واحدة وتخضع لمدرب واحد. هذا قد يكون وزير بارز أو كاتب.
2. اللامركزية. الأمناء، وكذلك الموظفين الذين يمكن أن يؤدوا واجباتهم، والعمل في الإدارات المختلفة للشركة وتكون تابعة لقادة مختلف.
3. مختلطة. كثيرا ما وجدت في المؤسسات الكبيرة. سيعتمد مكتب المنظمة على أي نوع من تتلقاها الأمانة.

في المنظمات الأصغر حجما، وظيفة موظف استقبال يمكن أن يقوم بها أي موظف الذين تم تعيين هذا الواجب، إما في الرأس. إذا لم يتم توضيح هذه المهام في عقد الموظف من العمل، فمن الضروري لأداء الاتفاق التكميلي لإصدار، حيث سيتم المذكورة، وينبغي أن يحدد مقدار الأجر لأداء واجبات كاتب.

تعليمات

بغض النظر عن حجم الشركة وشكل رأسه يجب أن لا تهمل وجود دليل لإدارة السجلات.

تعليمات - ليست مجرد عمل تنظيمي، والذي يسمح لإنشاء إدارة السجلات. ما هو؟ هذا هو وثيقة داخلية للشركة، التي وافقت عليها بأمر من القيادة التي لا يوجد لديه تاريخ انتهاء الصلاحية.

هناك وثائق مكتوبة المراحل الرئيسية للحركة، وبالنظر إلى قائمة المسؤولين الذين لهم حق التوقيع على وثيقة معينة هي عينة ملء وتسجيل النماذج.

الاستعانة بمصادر خارجية للموارد البشرية

النظر في الاستعانة بمصادر خارجية للموارد البشرية. ما هو؟ إذا تعمل مؤسستك شخص واحد على الأقل، فمن إلزامية تصيب الوثائق ذات الصلة.

تحت حركة الاستعانة بمصادر خارجية HR فهم وثائق محددة تتعلق بعمل النشاط مواطن. في الحالات المتكررة، يتم تعيين إدخال مثل هذه الوثيقة إلى العاملين في إدارة شؤون الموظفين. يجب أن تقبل وثائق من الموظفين، والعملية، وتخزينها على تعليمات قواعد تنظيمها. وبالإضافة إلى ذلك، تشمل مهامهم معالجة البيانات الشخصية، بما في ذلك حساسية.

تتم الاستعانة بمصادر خارجية للموارد البشرية بشكل منفصل عن العام، والامتثال للقواعد السرية.

الأمثل

في عصر التكنولوجيا العالية والحوسبة، وهناك العديد من الشركات، ليست صغيرة، الذين يواصلون تحمل وثائق ورقية. وثائق المكتب لا تزال مسجلة في المجلات التقليدية ويتم إرسال الرسائل.

هذا هو، أولا، بسبب عزوف الموظفين لإعادة تدريب، وثانيا، ليس الجميع لديه دعم مالي. ولكن كل زعيم أن يدرك أن الكثير من الاستثمارات في تحسين في المستقبل يمكن أن تقلل إلى حد كبير تكاليف الشركة.